Новые правила служебных командировок

28 февраля 2009 - Администратор

 Статья Е.Голиковой ( "Финансовая газета", 2009, N 6)

 С 25 октября 2008 г. фактически утратила силу Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), применяющаяся в части, не противоречащей ТК РФ. Упразднение документа о командировках, действовавшего более 20 лет, закономерно, так как за прошедший период в стране произошли существенные политико-экономические преобразования. Взамен прежнего законодательного акта появился новый - Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), которое определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, в отличие от ранее действовавшего документа.

Положение N 749 базируется на ст. 166 ТК РФ, согласно которой к служебной командировке относится поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения N 749).

В отличие от Инструкции N 62, п. 4 которой было предусмотрено, что срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года, новый законодательный акт о командировках не ограничивает срок командировки работников. Отсутствие в Положении N 749 ограничения срока командировки работников устраняет тем самым сомнения финансового ведомства о правомерности признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли в случае длительных командировок (Письмо Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30), которые имели место до 25 октября 2008 г.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749). Пункт 4 Положения N 749 интересен тем, что впервые предусматривает возможность явки на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки по договоренности с работодателем. Вместе с тем данный порядок порождает вопросы с начислениями командированному работнику, вышедшему на работу и в этот же день срочно или запланированно отправленному в служебную командировку.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения N 749).

Вопросы в связи с ранее представленной ситуацией обусловлены дилеммой: за день срочного или запланированного отъезда работника в служебную командировку при условии его выхода на работу в этот день начислять и выплачивать ему только средний заработок (только заработную плату) или и средний заработок, и заработную плату (что является актуальным, в связи с тем что и средний заработок, и заработная плата влияют на формирование налоговой базы по налогу на прибыль). По нашему мнению, одним из вариантов выхода из такой ситуации может быть начисление и выплата за день отъезда работника в служебную командировку среднего заработка с доведением его до фактической заработной платы в случае его меньшего размера. Вместе с тем неясной остается формулировка, представленная в п. 11 Положения N 749: "в случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель". В указанном пункте представлена ссылка не на средний заработок, а на заработную плату, что служит поводом для двоякого понимания указанной формулировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью (п. 7 Положения N 749).

Вопросы оформления командировочных удостоверений продолжительное время не были должным образом регламентированы. В частности, не было четких установок о необходимости оформления командировочных удостоверений по поездкам в страны дальнего зарубежья и в страны СНГ. Теперь в соответствии с п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения; в случае командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочные удостоверения необходимы для подтверждения командировочных расходов.

Следует обратить особое внимание на то, что за исключением служебных командировок в государства - участники СНГ в случаях, указанных в п. 15 Положения N 749, работнику командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), оформляется на основании решения работодателя. Формулировка, представленная в п. 7 Положения N 749, об оформлении командировочного удостоверения "на основании решения работодателя" неоднозначна. Между тем в п. 26 Положения N 749 указывается, что работник по возвращении из командировки обязан представить в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения, документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10), а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Следуя нормам ТК РФ, законодатель в Положении N 749 разрешил работодателям определять размеры расходов, связанных с командировкой, в пределах, указанных в коллективных договорах или локальных нормативных актах (п. 11). Таким образом, в одном из указанных документов работодателю следует указать:

  • размеры расходов по найму жилого помещения, если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования (п. 11);
  • порядок и размеры возмещения расходов по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств (п. 21);
  • порядок и размеры расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки работника в пути (п. 13);
  • порядок и размеры возмещения расходов работникам по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации (п. 14);
  • размеры выплат работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации (п. 16);
  • порядок и размеры выплаты суточных при проезде по территории Российской Федерации, а также порядок и размеры выплаты суточных при проезде по территории иностранного государства (п. 17).

Обрашаем внимание на подход к выплате суточных, предусмотренный новым законодательным актом об особенностях направления работников в служебные командировки в случаях, когда продолжительность служебной командировки составляет один день:

  • выплата суточных работнику, выехавшему в командировку на территорию Российской Федерации и возвратившему в тот же день, как и ранее, не предусмотрена;
  • работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749);
  • возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения N 749).

Пунктом 23 Положения N 749 предусмотрено, что при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно ему возмещаются:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы (п. 12 Положения N 749) и расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств (п. 22 Положения N 749) включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

К перевозкам транспортом общего пользования относятся регулярные перевозки пассажиров (п. 2 ст. 19 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", вступившего в силу с 13 мая 2008 г. (далее - Устав автомобильного транспорта)). Согласно п. 3 ст. 19 Устава автомобильного транспорта регулярные перевозки пассажиров и багажа подразделяются на перевозки с посадкой и высадкой пассажиров только в установленных остановочных пунктах по маршруту регулярных перевозок и перевозки с посадкой и высадкой пассажиров в любом не запрещенном правилами дорожного движения месте по маршруту регулярных перевозок.

Устав автомобильного транспорта разграничивает перевозки пассажиров следующим образом:

  • регулярные перевозки пассажиров и багажа на основании публичного договора перевозки пассажира по маршруту регулярных перевозок (п. 1 ст. 19);
  • перевозки пассажиров и багажа по заказу транспортным средством, предоставленным на основании договора фрахтования, заключенного в письменной форме (п. 1 ст. 27);
  • перевозки пассажиров и багажа легковым такси на основании публичного договора фрахтования, заключенного в устной форме (п. 1 ст. 31).

Отдельно Положение N 749 не предусматривает включения в расходы по проезду никаких иных расходов, за исключением расходов по проезду транспортом общего пользования. Ранее в п. 12 Инструкции N 62 указывалось, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В Положении N 749 оговорка "кроме такси" отсутствует. В п. 11 нового законодательного акта об особенностях направления работников в служебные командировки указывается, что работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Таким образом, к числу иных расходов с разрешения руководителя организации могут быть отнесены и расходы, связанные с перевозками пассажиров и багажа легковым такси, порядок и размеры которых с целью их возможного возмещения работнику следует предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. 24 Положения N 749). Указанные расходы следует подтверждать документально.

Статьей 786 ГК РФ предусмотрено, что формы проездного билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Согласно п. 2 ст. 20 Устава автомобильного транспорта обязательные реквизиты билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади устанавливаются правилами перевозок пассажиров. Пунктами 3, 4 ст. 20 Устава автомобильного транспорта закреплено, что кассовый чек с указанными на нем реквизитами билета, багажной квитанции на провоз ручной клади приравнивается соответственно к билету, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади, кроме того, допускается использование билетов с указанием части или всех реквизитов в электронном виде.

С 1 января 2008 г. законодатель четко определил нормы суточных, возмещение которых организацией работнику не подлежит обложению НДФЛ. При возмещении работодателем налогоплательщику (работнику) расходов на командировку как на территории Российской Федерации, так и на командировку на территории иностранного государства в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные могут выплачиваться в пределах норм и сверх норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ. В случае если суточные выплачиваются работнику в рублях сверх норм, установленных законодательством в части НДФЛ, то необходимо определять разницу между суммой, полученной работником, и суммой, рассчитанной исходя из установленного норматива суточных, и эту разницу умножать на ставку НДФЛ 13%. Сумма суточных, выплаченных работнику сверх законодательно установленных норм, является объектом обложения НДФЛ.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения N 749).

При получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Суточные работнику могут выплачиваться в рублях или в иностранной валюте. При направлении в заграничные командировки работникам суточные обычно выплачиваются в иностранной валюте.

Из разъяснений финансового ведомства следует, что "дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, определяется как дата выплаты суточных" (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

При расчете подлежащего обложению НДФЛ превышения фактического размера полученных работником суточных над их нормативным размером необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных. При этом для расчета НДФЛ рублевый эквивалент суточных, выплачиваемых работникам при направлении в заграничные командировки, следует считать по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты.

В исключительных ситуациях, когда часть суточных выплачена работнику до начала командировки, а другая часть - после окончания командировки и утверждения авансового отчета, в случае превышения их фактической величины над величиной нормативной для расчета НДФЛ применяется рублевый эквивалент суточных по официальным курсам валют соответственно на разные даты их выплат.

В гл. 24 "Единый социальный налог" НК РФ в отношении суточных предусматривается законодательное установление соответствующих норм (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) - "не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации".

Как следует из разъяснений, представленных в Письме Минфина России от 21.01.2008 N 03-07-09/06, использование для целей обложения ЕСН норм суточных, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93, не противоречит положениям НК РФ. При этом сумма суточных, превышающая установленные нормы, будет являться объектом обложения ЕСН. В случае если у налогоплательщика-организации такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде, то они не признаются и объектом налогообложения (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли организаций суточные признавались с момента вступления в силу гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление N 93). Датой осуществления расходов на командировки следовало признавать дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Указанная дата касалась и пересчета суммы суточных, выплаченных в иностранной валюте, в рубли. При пересчете согласно разъяснениям финансового ведомства следовало использовать официальный курс иностранной валюты (Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32).

С 1 января 2009 г. в гл. 25 НК РФ внесены изменения в части признания в качестве расходов суточных - упразднено ограничение признания расходов на командировки в части суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации (пп. "а" п. 13 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 158-ФЗ). Аналогичное ограничение признания расходов на командировки в части суточных с 1 января 2009 г. упразднено и для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения. В абз. 4 пп. 13 п. 1 ст. 346.16 внесены изменения - исключены слова "в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации" (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ).

Таким образом, законодательные акты и их отдельные положения стали соизмеримы с реалиями настоящего времени и фактической деятельностью хозяйствующих субъектов.

Рейтинг: 0 Голосов: 0 16231 просмотр
Комментарии (2)
Владимир # 17 марта 2009 в 10:05 0
<p>Прошу, очень прошу, укажите миниум, ниже которого нельзя начислять командировочные !!!</p>
<p>==================================</p>
<p>Отвечаю здесь. Размер компенсации устанавливается коллективным или иным договором юридического лица. При этом следует ориентироваться на Постановление Правительства РФ №729 jn 02.10.2002 г. :</p>
<p>найм не ниже 12 р/сутки;</p>
<p>суточные не менее 100 р/сутки;</p>
<p>проезд по фактическим расходам с ограничением сверху.</p>
<p>Смешные цифры, но тем не менее....</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>&nbsp;</p>
Сорокин Евгений Михайлович # 30 марта 2011 в 17:30 0
Разъясните,пожалуйста,такую ситуацию: Работаю в ОАО РЖД, график работы 4 дня через 3 - понедельник, вторник, среда,четверг - рабочие дни; пятница, субота, воскресенье - выходные (смена табелируется по 9,5 часов, три дня отдыхаю...). По распоряжению Работодателя ездил в командировку (курсы повышения квалификации)на 7 (семь) дней ( с выездом из места постоянного проживания). Согласно графика командировки занятия шли по пятидневному графику (понедельник-пятница).
Недельная норма рабочего времени (по месту постоянной работы и проживания) составляет 38 часов; фактическая норма затраченного времени в командировке (только дни, затраченные на обучение!; не считая дней на дорогу:туда и обратно...)- 40 часов.
Вопрос: должен-ли Работодатель проставить в табеле учёта времени 8 (восемь) часов за пятницу и учитывать этот день в недельную норму рабочего времени?
С уважением Сорокин Евгений Михайлович.