Транспортные расходы у предпринимателя

10 февраля 2014 - Администратор

 По материалам статьи Е.Галичевской, опубликованной в журнале "Арсенал предпринимателя", №11, 2013 г. 

Если предприниматель использует транспортное средство в своей  деятельности, то расходы на его содержание можно включить в расчет налоговой базы.  В Налоговом Кодексе  РФ такие затраты не конкретизируются. Это означает, что можно учесть  все расходы на автомобиль. Однако, должны будут соблюдены необходимые условия.

ГСМ. Порядок учета

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов напрямую связаны с содержанием автотранспорта. Учитывать их в налоговой базе при расчете единого налога нужно сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
В Письме от 31.01.2013 N 03-11-11/38 Минфин России указывает, что в силу пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ расходы на содержание автомобиля являются нормируемыми. Как следствие, списывать в расходы стоимость ГСМ нужно в пределах норм, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, поскольку суммы сверх этих норм не являются экономически обоснованными (Письма от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6). И хотя данные разъяснения адресованы плательщикам налога на прибыль, их могут применять и работающие на УСН предприниматели, так как порядок учета расходов на содержание транспорта аналогичен (в п. 2 ст. 346.16 есть ссылка на ст. 264 НК РФ).

Иногда из-за технического состояния автомобиль тратит топлива по факту гораздо больше, чем выходит по нормам. В таком случае стоит утвердить собственные нормы, обосновав причины. При этом нормы могут различаться в зависимости от времени года, а также срока использования транспортного средства. Кстати, и в случае применения обычных норм лучше издать соответствующее распоряжение.
Если используемая предпринимателем модель транспортного средства в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р не упоминается, то можно руководствоваться технической документацией.

Минфин России в Письмах от 26.02.2013 N 03-11-11/82, от 31.01.2013 N 03-11-11/38 рассмотрел ситуацию, когда предприниматель, применяющий УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", использует в своей деятельности личный легковой автомобиль. В силу пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личного автотранспорта принимаются для целей налогообложения в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Они универсальны при применении УСН как организациями, так и ИП. В компенсации учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (включая сумму износа, а также затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт). Таким образом, в расходах при исчислении единого налога предприниматель, применяющий УСН, по мнению Минфина России, вправе учесть 1200 руб. (если объем двигателя автомобиля до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. (если объем двигателя свыше 2000 куб. см).

Правила подтверждения

Подтвердить покупку и оплату ГСМ можно с помощью документов - накладных, чеков, квитанций и т.п. Придется оформлять и путевые листы: они будут свидетельствовать о том, что автомобиль использовался в предпринимательской деятельности. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Но с 01.01.2013 их применение не обязательно даже для автотранспортных предприятий. Однако, разрабатывая собственные формы, проверьте, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152).

Фрагмент документа. Пункт 3 Обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом N 152.

К сведению. Не обязательно заполнять новый путевой лист на каждую поездку. Допускается оформлять путевой лист на несколько дней, неделю или любой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом N 152).

В сведения о сроке действия путевого листа включают дату, в течение которой документ может быть использован. Если же он оформляется на несколько дней, то указываются даты начала и окончания периода его действия.
Среди сведений о транспортном средстве, помимо прочего, должны быть показания одометра при выезде из гаража и заезде обратно, даты въезда и выезда.

Техническое обслуживание и ремонт. Нюансы учета

Стоимость транспортных средств отражается при УСН в составе расходов на приобретение основных средств, ведь срок полезного использования любого автомобиля больше 12 месяцев, стоимость - дороже 40 000 руб. А расходы на техническое обслуживание основных средств относятся к материальным расходам. Состав материальных расходов, упомянутых в пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, "упрощенцы", как и плательщики налога на прибыль, определяют по правилам ст. 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Списать подобные расходы можно сразу после оплаты.
Так же учитываются и расходы на ремонт автомобиля на основании пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поскольку вид ремонта не уточняется, в расчет включаются затраты как на текущий, так и на капитальный ремонт.
Обратите внимание, что НДС со стоимости товаров, работ и услуг учитывается при УСН согласно пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в тот же день, что и сам расход, к которому он относится.

К сведению. Госпошлина, уплачиваемая перед прохождением техосмотра, является обязательным сбором (ст. 333.16 НК РФ). Такой платеж включается в расчет налоговой базы на основании пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ сразу после перечисления в бюджет (пп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Документы, которые подтвердят

Если техобслуживание и ремонт проводит сторонняя организация или ИП, то нужно заключить с ними договор, составить смету и акт выполненных работ, а также подготовить документы об оплате.
В случае когда автомобиль ремонтируют или обслуживают работники самого индивидуального предпринимателя, следует подготовить детальную смету с перечнем использованных материалов, их количества и стоимости, а также сопутствующих затрат. Покупка и оплата используемых материалов должны быть документально подтверждены.

Пример. ИП Матронов П.К. применяет УСН с объектом "доходы минус расходы". Грузовой автомобиль, используемый для перевозки товаров, учитывается в составе основных средств. Расходы на техническое обслуживание, которое автомобиль прошел в октябре 2013 г. в автосервисе, составили 21 240 руб. (в том числе НДС - 3240 руб.). Услуги автосервиса оплачены 14.10.2013, в тот же день получены договор, смета и акт выполненных работ.
Грузовой автомобиль учитывается в составе основных средств, поэтому расходы на его техническое обслуживание отражены в составе материальных затрат (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Расходы оплачены и документы получены 14 октября. В этот же день ИП принял к учету налоговую базу на стоимость обслуживания без НДС в размере 18 000 руб. (21 240 руб. - 3240 руб.). Сумму налога (3240 руб.) включил в расходы также 14 октября, но отдельной строкой.

Страхование

В силу пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогооблагаемую базу уменьшают расходы на обязательное страхование работников, имущества и ответственности. В России обязательным является только страхование гражданской ответственности автовладельцев (ОСАГО). Как следствие, расходы лишь на этот вид страхования можно отражать в налоговом учете. Правда, с учетом тарифов, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 N 739.

 

 

Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!